Durch die Corona Pandemie werden viele klassische Veranstaltungen in den digitalen Raum verlegt. Die technische Umsetzung für virtuelle Events ist häufig genauso anspruchsvoll wie bei einem klassischen Event. Am Beispiel unserer erfolgreichen #WeiberWiesn im Corona-Jahr stellen wir Euch die Technik hinter unserem Event vor. Die genutzten Tools sind alle beispielhaft und wie bei jedem Event kommt es auf die individuellen Anforderungen an. Daher sprecht uns gerne an, wenn ihr Event- oder Tool-spezifische Fragen habt. Mehr zur #WeiberWiesn erfahrt ihr übrigens hier im Artikel von Ulrike.
Die Technik für virtuelle Events
Um ein Live Event auch digital spannend und abwechslungsreich zu gestalten, sind viele Komponenten erforderlich, um die Teilnehmer:innen am Bildschirm zu halten. Ein guter Mix aus aktiven und passiven Elementen hilft, die Spannung aufrechtzuerhalten und zum Mitmachen anzuregen.
Wichtig ist es, vor allem bei nicht so digital affinen Besuchern und Gästen, virtuelle Events an einem Ort durchzuführen, also auf einer zentralen Plattform durchzuführen. Dies macht den Einstieg barrierefrei und Hürden in der Nutzerführung und Besucherlenkung werden minimiert. Technische Herausforderungen und Probleme können dadurch deutlich minimiert werden. Wie bei einem Live Event sollen sich die Teilnehmenden einfach und unkompliziert zurechtfinden.
Auf einer solchen Plattform können verschiedene Elemente wie Livestreams, Konferenzräume, eine Agenda, Chat-Funktionalitäten, Networking-Funktionen und auch externe Elemente wie ein Quiz, Spiele, Escape Rooms oder eine Fotobox integriert werden.
Um eine professionelle Übertragung der verschiedenen Kameras und Standorten in Livestreams durchzuführen, empfiehlt sich ein Broadcasting Tool. Dieses bündelt die verschiedenen Signale und überträgt die Bilder, welche für die Teilnehmer:innen relevant sind.
Wir haben bei der #WeiberWiesn folgende Event Elemente genutzt: eine Event-Plattform mit Conference Tool, Streaming Software, ein Quiz- sowie ein Networking Tool. Alles war in der gebrandeten Plattform integriert.
Welche Tools haben wir verwendet?
Als zentrale Plattform haben wir Venueless genutzt. Dieses Tool haben wir nach unseren Ansprüchen und inhaltlichen Programmpunkten angepasst und folgende Funktionen verwendet:
- Wiesn Bühne (Livestream mit Chatfunktion)
- Wiesn Zelt (Konferenzraum)
- Wiesn Quiz (Konferenzraum mit integriertem Quiz)
- Helpdesk (Konferenzraum für Hilfe bei technischen Schwierigkeiten)
- Wiesn Networking (externes Tool Wonder für die After-Show-Party)
Venueless lässt sich komplett im Browser nutzen und wird in Deutschland gehostet, was eine DSGVO-konforme Nutzung für virtuelle Events erlaubt und es den Teilnehmerinnen erspart, ein zusätzliches Tool herunterladen zu müssen.
Für die Übertragung des Livestreams haben wir das Broadcasting Tool Streamyard gewählt. Darin bündelten wir die verschiedenen internen und externen Kameras:
- Die Kameras aus den Home Offices unseres Teams
- Die Live Übertragung der Band „Die Draufgänger“ aus der Steiermark in Österreich
- Das Kamera-Signal des Live Cookings aus unserer Wiesn Küche
Streamyard lässt sich ebenfalls komplett im Browser nutzen und ist sehr intuitiv gestaltet. Der für die #WeiberWiesn erarbeitete Regieplan wurde für das Tool angepasst, so dass die verschiedenen Kamerapositionen, Liveschaltungen, Gesprächsrunden und Übergänge nahtlos passend eingestellt werden konnten.
Je mehr Kamera Signale genutzt werden bei einem Streaming, desto wichtig ist die Person in der Regie. Sie schaltet die einzelnen Signale live oder zueinander. Eine präzise Koordination ist hierbei sehr wichtig, damit es keinen „Bild-Pannen“ gibt.
Als einen Programmpunkt haben wir ein Wiesn Quiz durchgeführt. Dafür haben wir unsere eigenen Anforderungen aufgestellt und danach eines der unzähligen Quiz-Tools am Markt gewählt. Die Teilnehmerinnen konnten bequem per Smartphone am Quiz teilnehmen und gleichzeitig die Moderation und den Stand im Raum „Wiesn Quiz“ verfolgen.
Die Vorbereitung für ein solches Quiz, welches aus Textfragen, eingebetteten Videos, Bildern und weiteren Grafiken bestand, ist sehr umfangreich, hat aber zu einer hohen Interaktion und viel Freude gesorgt.
Als Networking Tool für die After-Show-Party kam das Tool Wonder zum Einsatz. Im Gegensatz zu klassischen Videokonferenz Tools wie Zoom oder Teams, in dem die Kommunikation grundsätzlich in einem Raum stattfindet, lassen sich hier auch kleinere Gesprächsrunden abbilden. Die Teilnehmerinnen konnten einen Avatar durch einen virtuellen Raum steuern. Sobald dieser Avatar auf einen oder mehrere andere Personen stieß, öffneten sich die Kameras der Personen in diesem Kreis. Dadurch ergaben sich spannende und lustige Gesprächsrunden, zwischen denen die Teilnehmerinnen wechseln konnten. Ein schöner Abschluss der ersten virtuellen #WeiberWiesn.
Es gab noch ein paar weitere Technik Elemente, die bei der justZARGEScommunicate! #WeiberWiesn zum Einsatz kamen.
- Wir wollten keine klassische Teilnehmerliste verschicken und haben daher ein Networking-Board per kollaborativen Whiteboard eingesetzt. Mehr zu solchen Boards lest ihr hier im Blogartikel über das Tool miro. Eine schöne Möglichkeit für virtuelle Events.
- Die ganze Einladung und Bestellung der Event-Boxen haben wir auch ausgelagert und via des Ticket Handling Anbieter Eventbrite umgesetzt. Je nach Event muss das Ticketing und die Registrierung viele Bereiche abdecken. Auch hier gilt es die Anforderungen zu struktuieren und dann die Tool Auswahl zu treffen.
Ihr wollt virtuelle Events veranstalten und sucht dafür einen kompetenten Partner für Konzeption und Umsetzung? Wir stehen Euch gerne zur Seite und führen Eure Veranstaltung gemeinsam mit Euch durch!
