5 Tipps für virtuelle Teammeetings

Bei justZARGEScommunicate! ist es – eigentlich – Tradition, dass wir uns etwa alle sechs bis acht Wochen zu einem Teammeeting an unserem Standort in München treffen. Egal ob vom Standort Frankfurt oder aus den verschiedenen Homeoffices kommen dann alle Kolleg:innen im Münchner Büro zusammen. Bis Februar 2020 haben wir das so gehandhabt, aber dann kam die Pandemie dazwischen und wir haben uns nicht nur in unserem virtuellen Büro neu organisiert.

Auch unsere Teammeeting mussten wir nun anders – nämlich digital – gestalten. Dabei haben wir uns an unserer eigenen Do’s and Don’ts-Liste für virtuelle Events orientiert. Denn ein virtuelles Teammeeting ist ebenso auch als virtuelles Event zu sehen: Die Kolleg:innen kommen auf digitalem Wege zusammen, um Informationen zu erhalten, sich auszutauschen und zusammen Spaß zu haben. Damit das gelingt, haben wir nun unsere besten Tipps für ein virtuelles Teammeeting zusammengestellt.

Der rote Faden durch das virtuelle Teamevent

Kontinuität ist der Schlüssel: Wenn zu viele unterschiedliche Programmpunkte in zu kurzer angesetzt sind, verlieren die Kolleg:innen schnell den Überblick. Vor allem dann, wenn es anschließend an ein virtuelles Teammeeting weitere To Do’s umzusetzen gilt, ist es wichtig, einen roten Faden durch die gesamte Veranstaltung zu ziehen. Hierfür ist eine gute Vorbereitung essentiell. Stellt euch Fragen wie:

Wir haben beispielsweise in einem unserer Teammeetings unsere interne Weiterentwicklung als Team gesprochen. Dafür durfte jede:r Kolleg:in einen Persönlichkeitstest ausfüllen. Mit dem Ergebnis dieses Tests können wir uns als Team besser einschätzen, da wir nun genau wissen, wer welche Stärken hat.

Mit diesem Wissen konnten wir uns an den zweiten Teil dieses virtuellen Teammeetings machen: Wie verteilen wir die Aufgaben der verschiedenen Projekte so, dass jede:r seine Stärken optimal nutzen und einbringen kann? Bei diesem Treffen im digitalen Raum stand also das Team absolut im Fokus, was sich auch in der Abendgestaltung wieder zeigte, als wir bei einem Online Escape Room gemeinschaftlich Rätsel lösen mussten.

Tools, Tools, Tools: Die richtige Technik macht’s!

Ein virtuelles Teammeeting nur über Microsoft Teams ist möglich, aber langweilig. Teams bietet ohne Frage viele Möglichkeiten, vor allem, wenn man die Apps nutzt, die eingebunden werden können. Dennoch empfehlen wir, immer noch einmal ein anderes Tool zu nutzen. Das kann eine Abstimmung über Mentimeter oder auch das gemeinsame Arbeiten in einem Kollaborationstool wie miro sein.

Wir haben unsere Teammeetings immer zum Ausprobieren ganz unterschiedlichster Tools genutzt. So haben wir zeitgleich auch unsere virtuelle Expertise erweitert. Darüber hinaus nutzten wir eines unserer Teammeetings dafür, möglichst viele digitale Tools zu testen. Dafür haben wir uns in Zweierteams jeweils zwei Tools genauer angeschaut und diese dann – kurz und knapp – den anderen während des Meetings vorgestellt.

Virtuelles Teammeeting: Haltet es kurz und knackig

Kurz und knapp ist auch das Stichwort für unseren dritten Tipp. Die Aufmerksamkeitsspanne ist bei einem digitalen Event ist kürzer als bei einem Event vor Ort. Und das trifft auch auf virtuelle Teammeetings zu.

Macht daher lieber mehrere kleine Einheiten, in denen ihr produktiv seid. Dazwischen sollten ausreichend Pausen sein. Die könnt ihr gemeinsam oder getrennt verbringen.

Wir hatten bereits verschiedene Varianten: Ein ganzer Tag mit mehreren kleinen Slots, in denen wir effektiv an einem Thema gearbeitet haben. Es gab aber auch schon die Variante, dass wir zwei Vormittage genutzt haben und den Nachmittag dann für das normale Arbeiten nutzten.

In unserem letzten Teammeeting haben wir sogar vorab Sandwichmaker geschickt bekommen, die wir dann nach dem produktiven Teil zusammen ausprobiert haben. Jede:r hat sich aus dem mit gesendeten Rezeptbuch ein Gericht ausgesucht, dieses zubereitet und dann zusammen mit den Kolleg:innen getestet.

In jedem Fall sind die Pausen wichtig: Ihr könnt zum Beispiel zusammen Mittag essen. Auch wir haben bei unseren Teammeetings schon zusammengemeinsam Mittagspause gemacht, in der es verboten war, über die Arbeit zu sprechen. Manche haben das für einen Spaziergang genutzt und via Handy am gemeinsamen Mittagessen teilgenommen. Andere haben sich weg vom Schreibtisch in die Küche oder das Esszimmer gesetzt und einen Snack gegessen.

Denkt an die Moderation

Für jede Art von virtuellem Event, ob Meeting oder Konferenz gilt: die Moderation macht den Unterschied! Auch – oder gerade – bei einem virtuellen Teammeeting braucht es eine Führung durch den geplanten Tag. Hierfür sollte vorab jemand mit Moderationskompetenzen bestimmt werden, der folgende Punkte während des Events beachtet:

Übrigens ist es hilfreich, wenn während einem Meeting eine Person das Protokoll schreibt. Manchmal wird sehr schnell gesprochen oder man bekommt nicht alles mit und eine stichwortartige Mitschrift hat den Vorteil, dass jede:r anschließend noch einmal nachlesen kann.

Vergiss den Fun Part nicht

Produktives Arbeiten mit größtmöglichem Output ist wichtig, aber man sollte bei der Planung eines virtuellen Teammeetings nicht vergessen, dass dieses auch zum Teambuilding gedacht ist. Gerade in Zeiten, in denen sich die Kolleg:innen nicht live sehen und austauschen können, ist es wichtig, ihnen Raum fürs Plaudern zu geben. Dafür eignen sich gemeinsames Essen oder auch ein Spaziergang, bei dem alle ihr Handy dabei haben.

Aber darüber hinaus sollte es aus unserer Sicht auch immer einen Fun Part geben. Das bedeutet, dass man gemeinsame Spiele spielt, ein Tasting macht oder vielleicht sogar etwas gemeinsam anschaut. Hier sind drei Highlights aus unseren vergangenen Meetings:

Mit diesen Tipps wünschen wir euch nun ein schönes, gut strukturiertes und noch besser ausgeführtes Teammeeting. Solltet ihr Fragen zu einem virtuellen Teammeeting haben oder mit unserer Hilfe eines durchführen wollen, meldet euch gerne direkt bei uns.