Ein Tool wie Airtable für die Contentabstimmung und ein Redaktionsplan ist bei der Arbeit eines Social Media Managers unabdingbar. Für eine gute Content Marketing Strategie muss man nicht nur die verschiedenen Social Media Kanäle im Auge behalten und regelmäßig mit hochwertigem Content befüllen. Es ist darüber hinaus auch wichtig, die Auswertung dieses Contents im Blick zu behalten. Dafür eignet sich ein Redaktionsplan, in den man direkt auch die Zahlen zu den entsprechenden Postings eintragen kann.
Airtable ist das neue Excel
Viele Unternehmen nutzen für ihre Redaktionsplanung Excel. Das Tabellenkalkulationstool von Microsoft stellt eine gute Grundlage dar, ist aber begrenzt in seinen Möglichkeiten. Für uns bei justZARGEScommunicate! hat Excel zur Redaktionsplanung bereits seit einiger Zeit ausgedient, da wir als virtuelles Team an verschiedenen Standorten und teilweise im Home Office arbeiten. Daher ist für uns ein kollaboratives Tool wichtig, bei dem mehrere Mitarbeiter an der gleichen Tabelle arbeiten können, ohne dass es Synchronisationsprobleme in der Cloud gibt.
Nach Umwegen über Google Tabellen und Trello sind wir nun bei Airtable angekommen und haben die vielen Vorteile dieses umfangreichen Tools zu schätzen gelernt.
Die vielen Vorteile von Airtable als Redaktionstool
Im Grunde ist Airtable eine Mischung aus Excel und einer Datenbank. Es gibt dort die bekannten Lösungen, die man auch aus Excel kennt: Tabellen, Zellen und Zeilen, automatisches Ausfüllen ganzer Spalten, Verknüpfungen innerhalb verschiedener Tabellenblätter, Setzen von Filtern und Gruppierungen – sogar Formeln sind möglich. Die einzelnen Zellen lassen sich auf verschiedene Arten formatieren, so dass man neben Zahlen, Daten und Text auch beispielwseise Checkboxen oder multiple Auswahlfelder einfügen lassen.
Durch das Datenbank-System von Airtable können diese Tabellen untereinander gut miteinander verwoben werden, so dass man zum Beispiel in Tabellenblatt 1 die Postings, die man auf den Social Media Kanälen ausspielen möchte, auflistet. Auf Tabellenblatt 2 kann man dann die verschiedenen Plattformen eintragen mit weiteren Notizen, wie beispielsweise die maximale Zeichenanzahl oder auch die Uhrzeiten, die für diesen Kanal am besten für das Posten sind. Die einzelnen Tabellenblätter können nun miteinander verwoben werden. So kann man sehen, welche Postings für Facebook oder Instagram vorgesehen sind.
Ebenfalls sehr praktisch ist die Upload-Funktion: Bilder, Videos oder Dokumente können direkt in den Records hochgeladen werden, so dass man das richtige Bild zum Posting direkt beim richtigen Text stehen hat allen weiteren Informationen, die es für dieses einzelne Postings braucht.
Darüber hinaus hat Airtable einen weiteren entscheidenden Vorteil: Durch die Möglichkeit, verschiedene Ansichten zu wählen, kann man zwischen einer Tabellenansicht, einer Kalenderansicht oder einer Kanban-Ansicht innerhalb eines Boards wechseln, was das Tool zum Beispiel auch für das Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens sehr spannend macht. Auch kann man für jeden Mitarbeiter des Projekts eine eigene Ansicht wählen. So kann man einen leichten Überblick für jeden Einzelnen gewährleisten, welche Aufgaben dieser noch zu erledigen hat. Für uns als Agentur hat diese Funktion den großen Vorteil, dass wir bestimmte Ansichten auch mit unseren Kunden teilen können.
Ein weiterer, großer Vorteil ist das Taggen eines Kollegen. Im Kommentarfeld eines Aufgabenblattes – bei Airtable Record genannt – sieht man nicht nur die Historie der Änderungen auf diesem Aufgabenblatt. Dort kann man auch einen Kollegen mit einem @-Zeichen erwähnen, wie man dies aus den sozialen Medien kennt. Dieser bekommt dann eine Benachrichtigung über die Erwähnung mit dem Text des Kommentars. So kann man direkt Rückfragen stellen oder einen seiner Kollegen wissen lassen, wenn dieser noch etwas tun muss.
Bei alle diesen Möglichkeiten bleibt Airtable immer flexibel. Das Board kann man individuell gestalten und den geforderten Bedürfnissen anpassen.
Mobiles Arbeiten dank der App
Was ich persönlich auch sehr wichtig und gut finde, ist die Tatsache, dass die mobile App sehr gut zu gebrauchen ist. Sicherlich hat sie nicht den kompletten Umfang wie die Desktop-Version von Airtable, aber die wichtigsten Funktionen sind vorhanden. Gerade beim Posten von Beiträgen in mobile Apps wie Instagram oder auch TikTok ist es für Social Media Manager ungemein bequem, wenn man sich die Texte und Bilder direkt aus Airtable herauskopieren und im entsprechenden Netzwerk posten kann.
Das Beste kommt zum Schluss: Mit 1.200 Records pro Board und 2 GB für Attachements pro Board kann man schon in der kostenlosen Version sehr viel mit Airtable arbeiten. Wer darüber hinaus noch weitere Funktionen benötigt, muss sich mit den verschiedenen Paketen auseinander setzen.
Alles in allem sind wir mit der Flexibilität und den umfangreichen Möglichkeiten von Airtable begeistert. Wir können nicht nur die Social Media Kanäle organisieren, unseren internen To Dos im Blick behalten, sondern auch mit unseren Kunden direkt in einem Tool zusammenarbeiten.
