"Back to Live"-Ausstellung

Covid-19 hat die Eventbranche vor enorme Herausforderungen gestellt und neue Bedingungen geschaffen, mit denen umgegangen werden muss. Ich wurde von Lukas Kranz, dem Geschäftsführer der Spaces Location Management GmbH, eingeladen, mir die Location Fredenhagen in Offenbach vor genau diesem Hintergrund anzusehen. Die Spaces Location Management GmbH betreibt unter anderem diese Location und Herr Kranz führte mich durch das Setting. Denn das Spannende an dieser Location ist die aktuelle Ausstellung „Back to Live“, in der ein Veranstaltungssetting unter Corona-Hygiene-Vorgaben zu sehen und zu erleben ist. Dies ist auch für uns als Eventagentur ein wichtiges Thema und daher war diese Ausstellung spannend für mich zu sehen.

Abstandsregeln nach Covid-19-Bedingungen und kontaktlose Registrierung

Vorausgegangen war die Veranstaltung „Back to Live“ am 9. Juni 2020, bei der 100 Gäste zu einer Veranstaltung mit Covid 19-Auflagen eingeladen waren. Es präsentierte sich hier ein Verbund von Dienstleistern und Künstlern aus der Veranstaltungsbranche, um gemeinsam zu zeigen, was unter Einhaltung der vorgeschriebenen Hygiene Regeln im Veranstaltungsbereich möglich ist.

Es wurde wirklich an alles gedacht:

• kontaktlose Registrierung mittels persönlichem Einladungslink und QR Code
• Wegeleitung der Gäste mit Aufklebern auf dem Boden
• Desinfektionsstationen
• sehr witzige Abstandhalter, die auch immer wieder eingesetzt wurden um mit einem Augenzwinkern auf die Abstandsregeln hinzuweisen.

Es gab auch eine Garderobe, bei der jeder Gast seine Jacke selbst aufhängen musste, damit die Jacke von niemand anderen angefasst wird oder die Jacke nicht mit einer zweiten Jacke in Kontakt kommt. Hierfür wurden von Partyrent extra Bügel und Trenner zwischen jeder Jacke entwickelt, die jeweils eine doppelte Garderobenmarke hatten. So konnte sich jeder Gast seine Marke selbst mitnehmen.

Die Toiletten waren über ein Ampelsignal zugänglich: dabei scannt ein Kamerasystem, wie viele Personen gerade in dem Raum sind. Die Kamera ist mit einer Ampel vor den Toiletten gekoppelt, so dass diese mit grünem Licht signalisiert, wenn der Zugang zum Toilettenbereich möglich ist.

Einzig im Toiletten- und Garderobenbereich mussten Masken von den Gästen getragen werden. Der Rest des Raumes war für die Gäste ohne Maske zu betreten. Das Personal hingegen war mit Masken und Handschuhen ausgestattet.

Bestuhlung und Raumtrenner unter Covid-19-Bedingungen

Besonders interessant fand ich die unterschiedlichen Szenarien mit Bestuhlungsvarianten. So konnte man sich einen Eindruck machen, welche Art der Bestuhlung unter Corona-Hygienebedingungen möglich ist. Denn für alle Gäste müssen Sitzmöglichkeiten vorhanden sein, um die maximale Anzahl der Menschen pro Tisch aufzuzeigen.

Es gab viele Sitzecken und Nischen, die als Raum im Raum-System gebaut waren. An den offenen Regalen hingen viele Pflanzen, was dem System etwas freundliches gab. Zum einen wurde durch dieses System der für die 100 Gäste doch sehr große Raum gut ausgefüllt und zum anderen schafften es die Raumtrenner Abstand zu den Laufwegen der Gäste zu schaffen.

Kam man bei der Registrierung mit mehreren Personen an, konnte man angeben, ob man in einem Haushalt lebt. In diesem Fall bekamen beide einen Aufkleber mit der gleichen Nummer. Für diese Personen gab es extra ausgewiesene Bereiche, in denen man zu zweit auch enger beieinander sitzen konnte. Durch den Aufkleber an der Kleidung konnte das Personal gleich sehen, dass die Gäste sich korrekt verhalten und keinen Verstoß gegen die Abstandsregeln begehen.

Wie war das mit dem Catering?

Die Getränke gab es in Flaschen an der Bar. Jeder Gast bekam beim Einlass einen eigenen gebrandeten Flaschenöffner, um seine Flasche selbst aufzumachen. Die Laufwege an den Bars waren auch mit Abstandsmarkern, Tensatoren und mit Laufrichtungen vorgegeben, so dass es keine unerwünschten Kontakte geben konnte.

Das Essen wurde in „Weckgläsern“ mit fertigen Gerichten gereicht. Die Gläser sind fest verschlossen, vakuumisiert und auf 70 Grad erwärmt, es gab Vorspeisen, Hauptspeisen und natürlich auch Desserts. Das Konzept, gutes Essen nachhaltig zu präsentieren, war schon vor zwei Jahren der Anspruch des Cateringunternehmens Taste of Now. Daraufhin wurde ein spezielles Verfahren entwickelt, das es ermöglicht, Essen portionsgerecht und schmackhaft im Glas zu servieren. Hierbei wird das traditionelle „Einwecken“ von Speisen mit dem innovativen Sous Vide Verfahren kombiniert. Noch dazu ist es sehr nachhaltig, da die Gläser gespült und wieder verwendet werden können. Gerade in der Corona Krise bietet das eine perfekte Lösung für innovatives und schmackhaftes Catering.

Vom Networking und Cateringbereich ging es zum Bühnenbereich, der die zweite Hälfte der Halle ausfüllte. Die Bestuhlung für die 100 Gäste ist gut gelungen, trotz Abstand und wirklich viel Platz zwischen den Sitzplätzen. Allein die Flure zwischen den Sitzbereichen müssen 3 Meter breit sein und trotzdem wirkt der Raum nicht leer. Das liegt natürlich auch an dem hochwertigen Mobiliar von Partyrent, die hier wirklich sehr schöne Möbel eingebracht haben.

In einem weiteren Teil der Halle ist eine Ausstellung platziert. Hier kann man genaueres über das Thema Personenerkennung erfahren. Dabei scannt ein Gerät datenschutzkonform die Anzahl der Personen in einem begrenzten Raum und warnt auch optisch und akustisch, wenn die 1,50 Meter Abstand unterschritten werden. Dies ist zum Beispiel praktisch für Messestände. Andere Screens erkennen, ob die vorbeigehende Person eine Maske trägt oder wie die Körpertemperatur des Betrachters ist. Verbal wird dann darauf hingewiesen.

An anderen Stellen werden Hygienespender getestet und die Gäste haben die Möglichkeit sich mittels UV Licht genau anzuschauen ob sie sich die Hände ausreichend desinfiziert haben oder ob es Bereiche gibt die ausgespart wurden.

Eine weitere in der Ausstellung präsentierte Idee ist es, Tracing für größere Veranstaltungen mit vielen Leuten einzusetzen. Die Gäste bekommen einen Tracingchip beim Einlass und so kann genau erfasst werden, mit welchen und wie vielen Personen diese Chipnummer während der Veranstaltung Kontakt hatte. Diese Idee kann für Gesundheitsämter sicherlich sehr interessant sein. Denn die Methode garantiert, dass alle Kontakte eines einzelnen Gastes im Nachhinein nachweisbar sind und daraufhin reagiert werden kann.

Ein Beispiel: ein Konzert mit 1.000 Gästen, davon kommt ein Mensch mit 50 Personen unmittelbar in Kontakt. Die anderen 950 Gäste sind nicht gefährdet. Im Nachhinein kann durch das Tracking nachgewiesen werden, wer im Kontakt mit dem Infizierten war. Die Funktionsweise ist ähnlich der offiziellen Corona App. Aber da die App nicht verpflichtend ist, weiß ein Eventveranstalter nicht, wie viel Prozent der Gäste sie nutzen.

Planung und Durchführung von Events muss neu gedacht werden

Auch die Bestuhlungsbeispiele für Seminare, Schulungen mit der 5m² Regelung pro Person in der Ausstellung live zu sehen, führen einem drastisch vor Augen, dass es unter Corona Auflagen schwieriger ist zu planen und Veranstaltungen umzusetzen.

Auch beim Aufbau und Abbau und bei der Umsetzung einer Veranstaltung unter den gegebenen Covid-19-Hygienerichtlinien muss der Veranstaltungsplaner nun ganz andere Zeitfenster schaffen. Die Gewerke sollten sich nach Möglichkeit nicht begegnen und alle müssen mit Maske arbeiten. Das erfordert auch längere Pausen. Das Crewcatering muss deutlich länger und akribischer geplant werden, die Gewerke sollte auch hier geschlossen in den Catering Bereich gehen und dann muss alles desinfiziert und wieder für die Nächsten begehbar gemacht werden. Das macht klar deutlich, für Auf- und Abbau muss mehr Zeit eingeplant werden.

Beim Einlass und der Registrierung der Gäste müssen ebenfalls deutlich längere Zeitfenster angesetzt werden. Der Wartebereich für die Registrierung muss ausreichend groß sein oder es müssen im Außenbereich Überdachungen geschaffen werden. Hier empfiehlt es sich auch die Gäste schon mit etwas Musik zu unterhalten.

Auch für Cateringzeiten und Pausen müssen durch die Mengenbegrenzungen und Abstandsregeln mehr Zeit eingeplant werden. Damit dies alles gut eingehalten wird und den Vorgaben entspricht, muss es künftig ein Hygienekonzept für jede Veranstaltung geben. Diess muss zudem vorgelegt werden.

Hierzu gehört natürlich auch eine lückenlose Nachweisbarkeit aller anwesenden Gewerke, Künstler, Personal und Gäste. Diese Listen müssen akribisch und manipulationssicher geführt und vorgelegt werden. Dies alles entspricht den Handlungsempfehlungen des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.) für Veranstaltungssicherheit im Kontext von Covid-19 und dort der Schutzleitlinie B. Die Ausstellung und die Veranstaltung war gemäß der damaligen Vorgaben der Regierung umgesetzt worden.

Aktuell ist geplant, eine Veranstaltung unter der Schutzleitlinie A umzusetzen. Hierbei können Veranstaltungen ohne besondere Abstandsregeln und von daher fast „wie früher“ realisiert werden. Voraussetzung hierfür ist, das alle an der Veranstaltung beteiligten Personen, lückenlos durch eine manipulationssichere Teilnehmerliste dokumentiert werden und einen negativen und aktuellen Covid-19-Test vorweisen. Hierzu werden Schnelltests benötigt die innerhalb von 30 bis 60 Minuten ein Ergebnis zeigen. Somit werden alle Gäste und Mitarbeiter im Vorfeld getestet und können so absolut sicher sein, dass sie auf einer Covid-19 freien Veranstaltung sind. Natürlich ist diese Sicherheit immer nur auf einen sehr begrenzten Zeitpunkt zu sehen, denn es kann zum Beispiel eine Ansteckung auf der Heimfahrt passieren.

Hieran wird gearbeitet und ich hoffe sehr, dass diese Option bald zur Verfügung steht, denn es würde uns allen ein Stück weit Normalität zurückgeben. Alles in allem war es ein sehr interessanter Besuch in der „Back to Live“ Ausstellung in Fredenhagen und ich drücke fest die Daumen für uns alle, dass es bald eine Lösung geben wird, wieder normale Veranstaltungen umzusetzen und das auch schon, bevor der Impfstoff hoffentlich irgendwann bald kommt.

Wir bilden uns stetig weiter und wissen, welche Auflagen für Events aktuell unter Covid-19-Bedingungen einzuhalten sind. Ihr möchtet ein Event planen – live, hybrid oder digital? Dann helfen wir euch gerne weiter und freuen uns über eure Kontaktaufnahme.