In manchen Gesprächen mit Kunden:innen und Partner:innen stelle ich immer wieder fest, dass viele denken, virtuelle Events gibt es erst seit Covid-19. Sicherlich ist die „neue“ Situation ein Treiber für virtuelle Events. Es musste Fahrt aufgenommen werden in der Event-Welt, Tools mussten entwickelt werden und auch wir als Marketingagentur haben im letzten Jahr vieles gelernt und mit Kunden zusammen umgesetzt.
Sind wir Fans von virtuellen Events? Ja, auf jeden Fall! Denn letztlich ist es so, dass virtuelle Veranstaltungsformate die Nachhaltigkeit steigern, indem Informationen digital zur Verfügung gestellt werden. Vermiedene Reisen optimieren den ökologischen Footprint und zahlen daher auch auf den Klimawandel ein. Auch die Reichweite der Event Message wird gesteigert und durch On Demand-Formate verlängert sich die Lebensdauer. Aufgezeichnete virtuelle Events ermöglichen den Teilnehmer auch nach der Veranstaltung alle Inhalte (nochmal) „zu sehen“. Letztlich sehen wir diesen „Trend“ doch auch beim Fernsehen. Ich selbst schaue auch vieles On Demand in Mediatheken oder bei Netflix, Amazon Prime und Co. Ihr sicherlich auch?!
Live Events oder virtuelle Events?
Natürlich wollen wir als Eventagentur aber auch wieder Live Events konzipieren und durchführen. Das ist auch unsere Leidenschaft und uns fehlt der persönliche Kontakt mit Kunden, Partnern, Technik- und Messebau-Firmen, Künstlern und Co. Aber: Virtuelle Events werden nicht verschwinden. Sie werden neben Live- und Hybrid-Events ein fester Bestandteil der Eventbranche sein. Daher sollte jedes Unternehmen in der Lage sein, virtuelle Events zu denken. Dabei muss einiges beachtet werden. Denn eine Frage, die wir oft gestellt bekommen: Kann man aber ein Live-Event einfach in ein virtuelles Format adaptieren? Klares: Jein!
Daher ist es wichtig die Do’s und Don’ts für virtuelle Events zu kennen. Wir durften Anfang des Jahres mit Rita Münck von der touristischen Fachzeitschrift fvw sprechen. Für den Relaunch des neuen Magazins fvW | TravelTalk am 22. Januar 2021 schrieb sie einen Artikel über virtuelle Events, zu dem wir unseren Teil aus der Praxis beitragen durften. Unten findet ihr den Artikel noch in einem lesbaren Format. 🙂
Unsere „Do‘s“ für virtuelle Events
Nachfolgend haben wir aber noch einige weitere Tipps für Euch zusammengefasst. Ihr habt Fragen dazu oder möchtet Euch zum Thema virtuelle Events austauschen? Let’s connect auf LinkedIn.
- Red Thread
Basis eines erfolgreichen virtuellen Events ist der „roten Faden“. Die gesamtheitliche Storyline muss passen: von der Einladung bis zum Recap. - Variety
Frontalbeschallung ist auch bei Live-Events verpönt. Abwechslung bei Event-Formaten fördert die Aufmerksamkeitsspanne. - Content is King
Die zu vermittelnden Infos müssen für den digitalen Raum aufbereitet sein. Passgenaue auf die Zielgruppe ausgerichtete Inhalte sichern die Teilnahme und die Anwesenheitsdauer. - Colours
Branding und Einbindung von Sponsoren geht auch virtuell. Farbe kann durch kreative Format-Bezeichnungen und entsprechendes Branding gesichert werden. - Eyes
Mehr denn je müssen Präsentationen & Co optimal für virtuelle Events vorbereitet und lesbar sein. Das Auge ist neben den Ohren wichtigstes Sinnesorgan bei virtuellen Events. - Tools
Eine stabile technische Infrastruktur und einfach zu nutzende Tools – vom Konferenz-Tool, über Polling-Tools bis zum Collaboration-Tool tragen entscheidend zum Erfolg bei. - Direction
Eine exakte Ablaufregie – insbesondere beim Einsatz verschiedener und wechselnder Technik und Tools – ist elementar wichtig. So kann ein Regieplan für ein virtuelles Event genauso lang sein wie für ein Live-Event. - Moderation
Die Moderation macht der Chef nebenher? Lieber nicht! Virtuelle Events erfordern ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Eine Moderation mit Erfahrung in der Steuerung von Teilnehmern bei einem virtuellen Event ist ein „must-have“. - Be close & communicate
Die mangelnde persönliche Kommunikation kann bei virtuellen Events durch individuelle, begleitende Maßnahmen ausgeglichen werden. Die Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. - Rehearsal
Probe hoch 3 müssen eingeplant werden. Die macht ihr bei Live-Events doch auch?! Die Sprecher brauchen Tipps & Tricks für virtuelle Formate (Setting, Licht, Ton) – ohne die wird’s schwierig!
Beispiele für virtuelle Events
Unsere „Don‘ts“ für virtuelle Events
- Don‘t be Scrooge
An der Technik sollte auf keinen Fall gespart werden! Studio, Plattform-Technik, Live-Stream, Personal und Co. kosten Geld und gehen ins Budget. Aber sie sind auch ein bedeutender Erfolgsbaustein für virtuelle Events. - Capacity
Keinesfalls die Teilnehmerzahl und die damit einhergehenden und benötigen Serverkapazitäten unterschätzen! Hier hat sich vieles getan in den letzten Monaten, dennoch solltet ihr den Punkt im Vorfeld klären. - Missing Guidelines
Ohne Einführung in die Technik, die Benutzeroberfläche und eine klare Guideline für alle Beteiligten funktioniert es nicht. Dazu zählt auch Licht, Ton, Sitzposition und Kamerasetting – vor allem wenn die Speaker im Home-Office sitzen. - Monotony
Setzt die einzelnen Programmpunkte in ein vernünftiges Zeitmaß. Die Aufmerksamkeitsspanne lässt bei virtuellen Events schneller nach als bei Live-Events. Abwechslung und Pausen müssen eingeplant werden! - Professionalize
Ein virtuelles Event umsetzen? Klar, easy! Geht, aber mit uns geht es besser. 😉 Unser Tipp: Profis dazu nehmen, die 360° Grad denken und den Event von A bis Z begleiten! Daher sind hier unsere Kontaktdaten und mehr über uns.
