Das war schon spannend…! Der erste Happy Hour Talk rund um da Thema Event – und dann direkt mit unserem aktuellen Lieblingsthema: virtuelle Events.
Wir waren schon ein wenig aufgeregt. Denn virtuelle Events ist das Thema, was uns im Tagesgeschäft aktuell besonders treibt. Daher war es uns wichtig, dies nun auch in unserem Happy Hour Talk vorzustellen und unser Wissen und die Erfahrung der letzten Monate zu teilen.
Falls ihr nicht wisst, was der Happy Hour Talk ist, schaut gerne in unserem dazugehörigen Blogartikel vorbei. In aller Kürze: In dieser digitalen Gesprächsrunde, die wir zusammen mit der Agentur d.Tales initiiert haben, stellen wir jeden Dienstag von 15:00 bis 16:00 Uhr ein Thema vor, geben Tipps, erläutern Hintergründe sowie Zusammenhänge und beantworten Fragen.
Für uns als Agentur selbst sind die virtuellen Formate nicht neu. Wir arbeiten seit vielen Jahren als virtuelles Team, da die Kollegen nicht nur in Frankfurt und München sitzen, sondern bunt verstreut von Bremen bis Pforzheim. Daher ist virtuelles Arbeiten, Präsentieren oder auch beispielsweise das Durchführen von Team-Meetings für uns geübte Praxis. Und dennoch: Im Happy Hour Talk-Format ist es aufregend, unsere Erfahrungen zu teilen!
Nicht erst seit Corona wichtig: Virtuelle Events
Worum ging es nun? Spätestens seit Corona hat das Thema virtuelle Events einen unglaublichen Impact bekommen und gehört nicht nur zu unserem eigenen Tagesgeschäft dazu. Jede Kundenanfrage geht in Richtung virtuelle bzw. hybride Formate. Und wir für uns haben deshalb folgende klare These aufgestellt: Künftig hat jedes klassische Event zusätzlich eine virtuelle Komponente und wird somit hybrid! Dass dies nicht nur unsere Meinung ist, hat sich dann auch direkt im Happy Hour Talk in unserer ersten Mentimeter-Umfrage gezeigt: 86 % der Teilnehmer teilen diese Meinung!
Natürlich wird es mittelfristig wieder klassische live-Events geben. Darauf freuen wir uns auch. Die letzten Monate haben jedoch gezeigt, dass es eigentlich kaum eine Veranstaltung gibt, die man nicht virtuell umsetzen kann. Natürlich gibt es an manchen Stellen Einschränkungen. Aber genau hier sind dann wir – die Agentur – gefragt, um kreative Konzepte zu entwickeln, um bestmöglich die Transformation von live-Events in virtuelle Events umzusetzen – nach dem Motto „into the New!“.
Virtuelle Events: Basis aller Überlegungen zur Konzeption
Aber was heißt das in der Realität? Wenn ein Kunde mit dem Auftrag zur Konzeption und Umsetzung eines virtuellen Events auf uns zu kommt, gibt es für uns zwei klassische sogenannte „Erst-Fragen“ – und die unterscheiden sich nicht, egal ob live, virtuell oder hybrid: Was ist das Ziel und wer ist Deine Zielgruppe? Das ist die Basis aller Überlegungen. Nur die klare Beantwortung dieser beiden Fragen ermöglicht ein passgenaues Konzept.
Übrigens lassen sich auch virtuelle Events clustern. Wir für uns haben in den letzten Monaten folgende virtuelle Event-Kategorien geschaffen:
Wenn wir nun wissen was das Ziel, die Zielgruppe und auch die Art des Events ist, starten wir in die nächste Phase – die Konzeption inklusive Formatentwicklung etc.. Hier zeigt sich bereits der Unterschied von live-Veranstaltungen zu virtuellen Events. Denn eines unserer klaren „Don’ts“ ist die 1:1 Adaption – sprich: adaptiere nie ein live-Event 1:1 in ein virtuelles Format. Das wird definitiv nichts! Aber fangen wir mal anders rum an. Was sind denn die „Dos“? Also die Punkte, welche für ein erfolgreiches, virtuelles Format entscheidend sind? Diese haben wir für uns in einem 10-Punkte-Plan fixiert.
10 Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Event
Und was heißt das nun im Detail:
- Red Threat: Basis eines erfolgreichen Konzepts ist der „rote Faden“ – also die gesamtheitliche Storyline mit knackigen Ablauf – lieber kurz als langatmig. Von Stunde Null bis zum Follow-up.
- Variety: Abwechslung durch unterschiedliche Formate (Keynote, Panels, Themendiskussion mit Breakout-Rooms, interaktive Beteiligung durch Tools) fördern die Aufmerksamkeitsspanne. ABER: ebenso Pausen einplanen und Zeit für Networking.
- Content is King: Passgenau und mundgerecht auf die Zielgruppe ausgerichtete Inhalte sichern die Teilnahme und die Anwesenheitsdauer
- Colours: Farbe ins Spiel bringen durch kreative Format-Bezeichnung
- Eyes: Mehr denn je müssen Präsentationen & Co optimal vorbereitet und lesbar sein. Das Auge ist wichtigstes Sinnesorgan bei virtuellen Events.
- Tools: Stabile technische Infrastruktur und einfach zu nutzende Tools – vom Konferenz-Tool, über Polling-Tools bis zum Collaboration-Tool tragen entscheidend zum Erfolg bei.
- Direction: Exakte Ablaufregie – insbesondere beim Einsatz verschiedener Tools z.B. für Polling oder Collaboration – sind elementar wichtig.
- Moderation: Sie machen die Moderation selbst? Lieber nicht! Virtuelle Events sind so vielschichtig und erfordern bei den Verantwortlichen ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Eine externe und professionelle Moderation ist ein „must have“.
- Be close & communicate: Mangelnde persönliche Kommunikation durch individuelle, begleitende Maßnahmen ausgleichen (z.B. Kommunikation auf diversen Kanälen im Vorfeld, begleitend und als Follow-up, Zusendung von Event-Boxen z.B. „Have-a-Break-Box“) ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
- Rehearsal: Probe hoch 3 – auch mit den Sprechern – inklusive Tipps & Tricks für virtuelle Formate (Setting, Licht, Ton) – ohne die wird’s schwierig!
Wenn man dies beachtet, dann ist man auf dem richtigen Weg.
Natürlich gibt es außer der 1:1 Adaption noch ein paar weiter Don’ts: Spare beispielsweise nicht an Technik und unterschätze nicht die Komplexität von technischen Plattformen als Basis des Events. Mit der Technik steht und fällt der Erfolg des virtuellen Events. Es kann schnell was schief gehen!
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es ratsam ist sich Profis dazu zu holen. Sei es Agentur wie wir, die das virtuelle Konzept entwickeln, oder auch die Technik-Firmen, die für das richtige technische Set-up sorgt.
Immer wieder werden wir aktuell gefragt „welche Tools empfiehlt ihr denn?“. Natürlich haben wir „Lieblings-Tools“. Generell teilen wir die Tools in 4 Kategorien:
- Conferencetools und Meetingsoftware
- Collaboration Tools wie Whiteboards, Mindmaps, Votingsoftware, Q&A
- Tools für virtuelle Showrooms
- Plattformen, die mehrere Dienste bündeln
Welches Tool nun in Frage kommt, hängt ganz vom Konzept ab. Wir haben Konzepte erstellt – vom Community-Meeting mit 2.000 Teilnehmern, über Roundtable für 40 Teilnehmer oder auch Produktpräsentationen mit 250 Teilnehmern. Je nach Anforderung wählen und empfehlen wir die richtigen Tools. Unser aktuellen Lieblings-Tools sind folgende: Yotribe, Miro und Mentimeter. Diese drei gehören in die Kategorie Collaboration-Tools und sind in der Basisversion kostenfrei und wirklich gut einsetzbar. Schaut Euch doch gerne unsere Aufzeichnung des Happy Hour Talks an und hört was diese Tools können.
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Wir möchten Euch jedoch nochmal ans Herz legen: holt Euch Profis wie uns an Board. Das spart am Ende Kosten und Energie. Eine Agentur wie wir kann Euch gesamtheitlich begleiten oder auch nur in Teilbereichen unterstützen – ganz individuell so wir ihr es braucht. Wir freuen uns also auf den Kontakt mit Euch!
